Есть два способа компенсировать сотрудникам расходы на проезд

компенсировать сотрудникам расходы на проезд
Компания может компенсировать сотрудникам расходы на проезд двумя способами. Рассмотрим налоговые последствия.
Ситуация: как компенсировать сотрудникам расходы на проезд

Планируем нанять на работу курьеров. Будем оплачивать им проезд на общественном транспорте. Как правильно оформить компенсацию расходов?

Решение: как компенсировать сотрудникам расходы на проезд

Есть несколько вариантов

Во-первых, по заявлению сотрудника можно выдавать деньги под отчет. Тогда в установленный срок он составит авансовый отчет и приложит к нему первичку, подтверждающую расходы, — чеки, квитанции, проездные и т. п. А чтобы подтвердить, что сотрудник ездил по делам компании, понадобятся дополнительные документы. Например, отчет о поездках, задание руководителя и т. д.

Во-вторых, если сотрудники постоянно находятся вне офиса, условие о разъездном характере работ стоит включить в трудовой договор. Кроме того, перечень должностей с разъездным характером надо прописать в коллективном договоре или положении об оплате труда. Работники в конце месяца будут приносить документы, подтверждающие расходы на проезд, а компания возмещать затраты.

Налоги, если компенсировать сотрудникам расходы на проезд

И в первом, и во втором случае компенсация не облагается НДФЛ и взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Расходы компания вправе списать как прочие (подп. 49 п. 1 ст. 264 НКРФ, письмо Минфина России от 25.10.13 № 03-04-06/45182).