Как учитывать спецодежду подрядчику

Стройкомпания обеспечивает работников спецодеждой. Как ее учитывать и по каким нормам выдавать? Можно ли использовать, если истек срок носки? Свежие письма чиновников, как учитывается спецодежда подрядчику.

Что считать спецодеждой и кому выдавать

Спецодежда подрядчику относится к средствам индивидуальной защиты (СИЗ). Работодатель обязан ее бесплатно выдавать сотрудникам, которые заняты на вредных, опасных или грязных работах либо работают в особом температурном режиме (ст. 212, 221 ТК РФ).

Спецодежду выдают работникам по правилам, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н. При этом типовые отраслевые нормы устанавливают профессии, для которых специальная одежда обязательна, а также виды такой одежды и сроки использования. Для строительной отрасли Минздравсоцразвития утвердило нормы приказом от 16 июля 2007 г. № 477.

Каски, комбинезоны, сапоги, противогазы и другие СИЗ должны быть сертифицированы. Поэтому при покупке убедитесь, что на соответствующую спецодежду есть сертификаты соответствия. Несертифицированные средства индивидуальной защиты выдавать работникам нельзя (п. 6 ст. 215, п. 2 ст. 221 ТК РФ).

Спецодежду выдавайте работникам в соответствии с типовыми нормами. При этом используйте нормы, которые соответствуют виду деятельности компании. Каких-то профессий и должностей в них может не оказаться. В этом случае выдавайте СИЗ по типовым нормам для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики.

Руководители и специалисты в соответствии с должностными обязанностями периодически посещают производственные помещения или стройплощадки. Им выдают дежурную спецодежду на время посещения данных объектов, если там имеются вредные или опасные факторы.

Как учитывать спецодежду

Выдачу и возврат спецодежды отражайте в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Вести карточку можно на бумаге или в электронном виде (п. 13 Межотраслевых правил № 290н).

Спецодежда подрядчику в бухгалтерском учете

В зависимости от нормативного срока носки спецодежды учитывайте ее в составе материалов или в качестве основных средств (письмо Минфина России от 12 мая 2003 г. № 16-00-14/159). Если спецодежду учитываете в составе материалов, то можете списывать ее единовременно или равномерно в течение срока использования. Выбранный вариант учета спецодежды отразите в учетной политике компании для целей бухучета.

Передачу спецодежды в эксплуатацию отразите записью:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «СПЕЦИАЛЬНАЯ ОДЕЖДА В ЭКСПЛУАТАЦИИ»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «СПЕЦИАЛЬНАЯ ОДЕЖДА НА СКЛАДЕ»
– выдали работнику спецодежду.

При списании стоимости спецодежды сделайте такую запись:

ДЕБЕТ 20 (23, 25 )
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «СПЕЦИАЛЬНАЯ ОДЕЖДА В ЭКСПЛУАТАЦИИ»

– списали стоимость спецодежды.

Эту проводку сделайте один раз, если стоимость спецодежды списываете единовременно. Если выбрали равномерный способ, то эту запись делайте ежемесячно в течение установленного срока ее использования.

Учтенную в составе основных средств спецодежду отражайте на счете 01. Когда выдаете спецодежду работнику, нужно составить акт по форме № ОС-1 и сделать запись:

ДЕБЕТ 01 СУБСЧЕТ «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА В ЭКСПЛУАТАЦИИ»
КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА НА СКЛАДЕ»

– передали в пользование работника спецодежду.

Начисление амортизации отразите проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25) КРЕДИТ 02

– учли амортизацию по спецодежде.

При списании спецодежды сделайте запись:

ДЕБЕТ 02
КРЕДИТ 01 СУБСЧЕТ «ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА В ЭКСПЛУАТАЦИИ»

– списали спецодежду.

По истечении срока носки старую спецодежду списывают. При этом работнику выдают новый комплект. Но старая спецодежда может быть пригодна к дальнейшему использованию. В этом случае после чистки, стирки, ремонта и т. д. ее можно вновь выдать работникам (п. 22 Межотраслевых правил № 290н).
Спецодежда подрядчику в налоговом учете

Стоимость спецодежды можно учитывать в расходах, если одновременно выполняются два условия. Во-первых, компания провела специальную оценку условий труда или аттестацию рабочих мест по условиям труда и ее результаты подтверждают необходимость выдачи спецодежды. Во-вторых, спецодежда выдается в пределах норм, утвержденных компанией, а если такие нормы не утвердили – в пределах типовых норм. Такой вывод следует из писем Минфина от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80062, от 19 августа 2016 г. № 03-03-06/1/48743, Минтруда от 30 сентября 2016 г. № 15-2/ООГ-3519.

Если срок службы спецодежды по типовым нормам превышает 12 месяцев, а стоимость более 100 000 руб., включайте ее в состав амортизируемого имущества. Если эти условия не выполняются, то учитывайте спецодежду в материальных расходах при ее выдаче работнику (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Со стоимости спецодежды не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы. Ведь она выдается работникам в пользование, а не в собственность (письма Минфина от 16 января 2017 г. № 03-04-06/1222, от 16 сентября 2016 г. № 03-03-06/1/54239).

Работник обязан вернуть спецодежду при увольнении и при переводе на другую работу, для которой ее использование не предусматривается. Если работник не вернет спецодежду, ее стоимость можете удержать из его зарплаты. Так же поступайте и в том случае, если он по своей вине испортит или потеряет спецодежду.

Возможна и иная ситуация, когда работник по договоренности с работодателем не возвращает спецодежду, но при этом компенсирует ее стоимость из зарплаты. Передачу права собственности на спецодежду Минфин считает операцией по реализации товаров. Поэтому придется начислить НДС (письмо от 25 августа 2016 г. № 03-07-11/49604).