Списать старые авансы безопасно только на основании договора

Ситуация: как списать старые авансы

В январе 2015 года перечислили предоплату поставщику. Но товар он так и не отгрузил. Договор с ним мы потеряли при переезде. Срок исковой давности взыскания долга уже прошел. Вправе ли мы списать перечисленный аванс на основании приказа руководителя и платежки?

Решение: как списать старые авансы

Нет, не вправе.
Компания вправе учесть в расходах дебиторку, по которой истек срок исковой давности (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ). То есть аванс можно списать через три года с даты, когда поставщик должен был отгрузить товар (ст. 196, 200 ГК РФ). Момент, с которого отсчитывается срок давности, надо подтвердить документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Платежка подтверждает только дату перечисления денег, но не начало течения срока давности. А приказ руководителя — факт списания дебиторки (письмо Минфина России от 08.04.13 № 03-03-06/1/11347).

Разъяснения: как списать старые авансы

Без договора, в котором оговорена дата отгрузки товара, компания не вправе списать долг. Так считают и судьи (определение Верховного суда РФ от 29.04.15 № 309-КГ15-3698). Значит, чтобы учесть расходы, надо восстановить договор. Для этого можно обратиться к поставщику и получить дубликат документа.