Справку 2-НДФЛ будут принимать без ИНН

В январе 2016 года ФНС ужесточила правила проверки формы 2-НДФЛ. Основанием послужило письмо Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733. Документ вводит, в частности, два дополнительных правила контроля:

Проверка заполнения поля «ИНН в Российской Федерации» при реквизите «Гражданство (код страны)» равном «643».
Проверка структуры заполненного поля «ИНН в Российской Федерации» на разрядность и корректность контрольного числа ИНН.
Для компаний это означало, что инспекция не приняла бы справку, в которой не указан ИНН или вместо него приведена произвольная последовательность цифр.

Почему указать ИНН в справке 2-НДФЛ можно не всегда

По Трудовому кодексу, работник не обязан сообщать свой ИНН при приеме на работу, хотя этот реквизит и упоминается в ст. 57 ТК РФ среди сведений, которые включаются в трудовой договор.

«ФНС исходила из того, что всем гражданам России ИНН присвоен. Но на практике у работодателей чаще всего этих данных нет: кто-то не сообщал свой ИНН по месту работы, потому что не требовалось, кто-то его просто не знает», – комментирует Наталья Никитина, эксперт системы Контур.Экстерн компании СКБ Контур.

Быстро собрать эти данные через сервис на сайте ФНС тоже не получится. Если случаи, когда связь между паспортными данными и ИНН была по какой-то причине потеряна. В этой ситуации сервис не ответит на запрос пользователя.

«В самой сложной ситуации компании с высокой текучкой кадров и большим количеством сотрудников, которые работают без постоянного доступа к интернету. Например, это нефте- и газодобывающие предприятия, в которых сотрудники работают вахтовым методом», — продолжает Наталья Никитина.

Времени не сбор данных оставалось совсем немного: 1 марта предстоит сдавать справки 2-НДФЛ по работникам, с которых невозможно удержать налог, 1 апреля – по всем работникам организации. Если бы в ближайшую отчетность требование указывать ИНН осталось в силе, большинство средних и крупных предприятий не смогли бы отчитаться в срок. А за отчетность, не представленную в срок, грозит ответственность по статье 126 НК РФ – 200 руб. за каждый документ.

«Показательно, как компании отчитывались в прошлом году, – рассказывает эксперт. – По формату в форме 2-НДФЛ можно указывать либо паспортные данные и адрес, либо ИНН. В адресе проще допустить ошибку, поэтому бухгалтеры, в которых есть ИНН сотрудников, заносили именно ИНН. Мы провели экспресс-опрос среди крупных компаний – наших абонентов. Данных об ИНН либо нет совсем, либо они есть лишь по небольшому проценту сотрудников. Соответственно, в прошлом году они указывали в справках паспортные данные и адреса, несмотря на высокий риск допустить ошибку».

Эксперты СКБ Контур обратились в ФНС, приводя все перечисленные соображения. В результате контроль, введенный ранее письмом Управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733, был снят. ФНС уведомила об этом операторов. «Мы отправили тестовый отчет без ИНН, он прошел контроль, ФНС его приняла. Это значит, что по крайней мере в ближайшую отчетность можно будет представить данные по-старому – без ИНН», – резюмирует Наталья Никитина.

К чему готовиться при сдаче 2-НДФЛ

Скорее всего, заносить ИНН физлиц в справки 2-НФДЛ рано или поздно придется.

«ИНН позволяет ФНС однозначно идентифицировать налогоплательщика. В частности, с помощью ИНН можно безошибочно привязать данные о доходах, которые приводятся в справке 2-НФДЛ, к конкретному налогоплательщику. Так что указывать этот реквизит в справке о доходах – это полезное нововведение. Другое дело, что вводить новое требование нужно постепенно, чтобы работодатели успели собрать ИНН со всех сотрудников. Оптимальный переходный период – год», – комментирует Наталья Никитина.

Пока контроль снят, работодатели могут подготовиться к изменениям: запросить ИНН сотрудников через сервис ФНС, а с тех сотрудников, чьих данных в сервисе не окажется, собрать ИНН через руководителей.