Аренда автомобиля с экипажем: как списать расходы

Компания заключила договор аренды автомобиля с экипажем. Какие расходы списать при расчете налогов? Какие документы подтвердят, что аренда автомобиля с экипажем законна? Читайте в статье.

Аренда автомобиля с экипажем: как списать расходы при расчете налогов

В целях налога на прибыль арендные платежи и вознаграждение водителю списывают в расходы. Даже если компания заключила договор не со своим работником, оплату его услуг учитывают в затратах на оплату труда. Это следует из пункта 21 статьи 255 НК РФ.

Арендную плату признают как прочий расход. Основание – подпункты 1 и 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Такие разъяснения привели чиновники в письмах УФНС по г. Москве от 17 августа 2012 г. № 16–15/076207 и Минфина от 22 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/844. Затраты списывают в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Заметим: при упрощенке и ЕСХН арендные платежи, вознаграждение водителю и страховые взносы также включают в расходы. Делают это на дату оплаты. Ведь на спецрежимах применяют кассовый метод.

Какие документы подтвердят затраты? При проверке налоговики запрашивают бумаги, из которых видно, что хозяйство использует машину в производстве. Так требует статья 252 НК РФ. Поэтому у вас обязательно должны быть в наличии:

• договор аренды;
• акт приема-передачи арендованного автомобиля;
• документ о праве собственности арендодателя на автомашину.

Можно ли признать затраты на содержание машины

Рассмотрим, какие расходы, связанные с использованием автомобиля, компания вправе списать, а какие нет.

Аренда автомобиля с экипажем: ремонт. Если хозяйство отремонтировало машину за свой счет, учесть затраты не получится. Ведь ремонтировать автомобиль в течение срока аренды обязан владелец. А хозяйство оплачивает только текущие расходы: на ГСМ, мойку, стоянку. Это следует из статьи 634 ГК РФ.

Аренда автомобиля с экипажем: расходы на бензин. Чтобы списывать бензин, оформляйте путевые листы (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Документ должен содержать обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152.

Обратите внимание: хотя маршрута движения среди реквизитов нет, его лучше прописать. Эту информацию требуют при проверке налоговики. И некоторые судьи их поддерживают (определение ВАС от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13,постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009). Другие судьи считают, что маршрут движения не важен (например,постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 октября 2013 г. № 11АП-15918/13).

На практике многие организации вместо точного маршрута делают в путевых листах пометку «по городу». Ведь за день водитель может заехать во множество мест. Инспекторы считают, что маршрут должен содержать все адреса и наименования, куда ездили по делам. Чтобы избежать споров, добавьте сведения о маршруте в форму путевого листа. Указывайте весь путь следования автомобиля. Кроме путевого листа вам понадобятся чеки и квитанции об оплате ГСМ.

Аренда автомобиля с экипажем: транспортный налог. Транспортный налог платит тот, на кого зарегистрирован автомобиль (ст. 357, 358 НК РФ). А регистрируют авто на собственника – пункт 20 Правил… утвержденных приказом МВД от 24 ноября 2008 г. № 1001. Так что платить налог за арендованную машину должен ее владелец. Правда, в договор аренды можно внести условие, что хозяйство компенсирует человеку транспортный налог. Но списать эту сумму в расходы нельзя – ни при общем режиме, ни при упрощенке и ЕСХН.

Аренда автомобиля с экипажем: страховка. Страховать автомобиль, а также ответственность за ущерб, который он может причинить, обязан арендодатель. Так прописано в статье 637 ГК РФ. Однако в договоре стороны вправе прописать, что страхует компания. Тогда она сможет учесть расходы в целях налогообложения – и на общей системе, и на спецрежимах (ст. 263,подп. 7 п. 1 ст. 346.16, подп. 7 п. 2 ст. 346.5 НК РФ)