Иногда можно два раза подряд выдать подотчетные

Подотчетные два раза подряд

Ситуация:

Компания отправила сотрудника в командировку. Он должен провести гарантийный ремонт оборудования. Перед отъездом выдали ему подотчетные из кассы. Но этих денег не хватает, так как потребовались дополнительные детали. Вправе ли компания перечислить на его карту дополнительные подотчетные, если он еще не отчитался за полученные деньги?

Решение:

Мы считаем, что вправе. Но после возвращения сотрудника безопаснее взять у него заявление о выдаче подотчетных.

Выдать наличные под отчет можно при условии, что сотрудник полностью погасил долг за ранее полученные деньги (п. 3, 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). Работник должен составить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу. Но ваш сотрудник получил деньги на командировку и еще не вернулся. А значит, у него еще не возникло задолженности перед работодателем. Поэтому компания вправе перечислить недостающую сумму.

В то же время по окончании поездки стоит взять у сотрудника заявление о перечислении дополнительных подотчетных. Порядок требует составлять заявление о выдаче подотчетных, если сотрудник получает наличные. Но, по мнению Минфина, заявление необходимо и при перечислении подотчетных на карту работника (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288).