Как без проблем списать расходы на оплату труда

При расчете налога на прибыль компания вправе учитывать расходы на оплату труда. Причем перечень таких расходов является открытым. Однако здесь нужно соблюсти определенные условия. Расходы на оплату труда в налоговом учете

Налоговое законодательство относит к расходам на оплату труда любые начисления работникам в денежной, а также натуральной форме. В пункте 25 статьи 255 Налогового кодекса сказано, что к затратам на оплату труда могут относиться и другие расходы в пользу работника, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором.

В расходы на оплату труда могут включаться различные стимулирующие начисления и надбавки, компенсации, связанные с режимом работы или условиями труда, а также премии и единовременные поощрения. Рассмотрим выплаты, которые можно признать при расчете налога на прибыль при выполнении определенных условий.

Проживание

По мнению налоговиков, оплата жилья работника представляет собой составную часть зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме. Поэтому если по условиям трудового договора работодатель обязан предоставить квартиру для проживания сотрудника, то такие расходы признаются в налоговом учете. Правда, доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной оплаты труда. Такое ограничение предусмотрено ч. 2 ст. 131 Трудового кодекса.

Однако, с точки зрения арбитров, расходы на оплату жилья работника при расчете налога на прибыль признаются в полном объеме. Судьи считают, что 20-процентное ограничение не может относиться к налоговому учету – ведь оно установлено трудовым законодательством.

А если по условиям коллективного договора предусмотрена не оплата жилья работника, а компенсация его расходов, понесенных для этих целей? Тогда такая компенсация относится к выплатам социального характера и не признается в налоговых расходах (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса).

Обратите внимание: если компания не учитывает затраты на аренду жилья в составе расходов на оплату труда, то важно доказать, что они имеют производственную направленность. Если удастся это сделать, то данные затраты можно учесть в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (постановление ФАС Центрального округа от 15 февраля 2012 г. № А35-1939/2010).

Питание

Компания может предоставлять работникам бесплатное питание. Если такие затраты являются частью системы оплаты труда, то есть предусмотрены трудовыми или коллективными договорами, их можно учесть в целях налога на прибыль. В противном случае расходы на бесплатное питание не принимаются. Основание – пункт 25 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Получается, чтобы признать подобные расходы, компания в трудовых или коллективных договорах прописывает обязанность обеспечить работников бесплатным питанием. После чего заключается договор с организацией общественного питания. Оказанные ею услуги подтверждаются актом приемки.

Добровольное медстрахование

К расходам на оплату труда относятся также взносы по договорам добровольного личного страхования работников (п. 16 ст. 255 Налогового кодекса). В этом случае страховые организации оплачивают медицинские затраты и санаторно-курортное лечение застрахованных сотрудников.

В налоговом учете такие затраты не могут превышать 6 процентов от суммы расходов на оплату труда. По мнению чиновников, учесть их можно только в том случае, если программой добровольного медицинского страхования предусмотрено такое лечение (письмо Минфина России от 3 марта 2014 г. № 03-03-10/8931).

Проценты по кредитам и займам

Расходы на оплату труда включают в себя также возмещение затрат работников на уплату процентов по займам или кредитам на приобретение или строительство жилья. Об этом сказано в пункте 24.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Такие суммы можно учесть в размере, не превышающем 3 процентов величины затрат на оплату труда. Расходы работника на уплату процентов и затраты компании на их возмещение должны быть документально подтверждены.

При этом законодательство не обязывает компанию возмещать расходы работника на уплату процентов по займам или кредитам, полученным на приобретение или строительство жилья. Поэтому, приняв решение о компенсации таких затрат, стоит прописать это в трудовом или в коллективном договоре. В противном случае организация не сможет рассчитывать на поддержку арбитров.

Единовременные выплаты к отпуску

Также в расходы на оплату труда можно смело включить единовременные выплаты работникам при предоставлении им ежегодного отпуска. При условии, что они зависят от размера заработной платы и соблюдения трудовой дисциплины. Ведь в этом случае очевидна их связь с выполнением работником трудовой функции. Поэтому нет оснований для признания их материальной помощью.

Выходное пособие

Компания может признать также и затраты на выплату выходного пособия, предусмотренного соглашением о прекращении трудового договора. При условии, что в данном документе размер выплаты устанавливается на основании локального нормативного акта. При этом не имеет значения основание для расторжения договора.

В некоторых случаях учитываются и премии, начисленные после увольнения работника. Но только если такое вознаграждение предусмотрено системой оплаты труда и полагается человеку за тот период, в котором действовал его трудовой договор. Тогда выплаченные суммы уменьшают налоговую базу в периоде их начисления.

Доплаты к больничному

Организация вправе включить в расходы на оплату труда суммы доплат работникам до фактического заработка к пособию по временной нетрудоспособности. Но, также как и в остальных случаях, если они предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором.

Проводки по расходам на оплату труда

Хорошая учетная программа умеет сама формировать большинство типовых бухгалтерских проводок, в том числе по расчету с персоналом. Но не во всех компаниях такая есть. К тому же бывают нестандартные операции, проводки по которым бухгалтеры вбивают вручную. Вот зарплатные проводки, с которыми чаще всего возникает путаница.