Как оформлять счета-фактуры

Счет-фактура получен с опозданием

Для того чтобы принять «входной» НДС к вычету, необходим счет-фактура (п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ). Ситуация, когда счет-фактура от продавца выставлен в одном налоговом периоде (квартале), а получен уже в следующем, не редкость. В таком случае налог принимается к вычету в квартале получения счета-фактуры. То есть в этом периоде счет-фактура регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 10 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137) и в книге покупок (п. 2 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением № 1137). Данный вывод подтверждается, в частности, письмами Минфина России от 8 августа 2014 г. № 03-07-09/39449, ФНС России от 28 июля 2014 г. № ЕД-4-2/14546.

Однако учреждению понадобятся документы, подтверждающие дату получения счета-фактуры (например, конверт со штемпелем с датой доставки). Если же нет возможности подтвердить, что счет-фактура поступил с опозданием, НДС надо принять к вычету в квартале его составления.

Подпись главного бухгалтера необходима

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по учреждению или доверенностью от имени учреждения. Это установлено пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. Таким образом, подпись главного бухгалтера на счетах-фактурах, оформленных на бумаге, является обязательной (письмо Минфина России от 27 августа 2014 г. № 03-07-09/42854).

В то же время право подписи за главного бухгалтера может быть передано иному лицу, например на основании доверенности. То есть приказом (доверенностью) по учреждению можно утвердить перечень лиц, которые вправе подписывать счета-фактуры. При этом чиновники рекомендуют в счете-фактуре вместо фамилии и инициалов главного бухгалтера организации (как и руководителя) указывать фамилию и инициалы уполномоченного лица, его подписавшего (письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04).

Объем услуг изменен до выставления счета-фактуры

При реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней считая со дня их отгрузки (выполнения, оказания) (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ). Невыставление счетов-фактур в течение указанного срока не является нарушением норм налогового законодательства. Поэтому счета-фактуры по отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам) с учетом изменения цены (тарифа) и (или) уточнения их количества (объема) допустимо выставить в течение пяти дней с момента отгрузки. Об этом сказано в письме Минфина России от 13 августа 2014 г. № 03-07-15/40302.

Письмо Минфина России № 03-07-15/40302 доведено до инспекций и налогоплательщиков письмом ФНС России от 22 августа 2014 г. № СА-4-3/16721@.

Оформление счета-фактуры при самовывозе товаров

В письме Минфина России от 15 сентября 2014 г. № 03-07-РЗ/46026 рассмотрен вопрос заполнения строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» счета-фактуры, если поставка товаров производится на условиях самовывоза. То есть когда сотрудник покупателя принимает товары на складе продавца, при этом продавец выставляет в адрес покупателя товарную накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.

При отгрузке товаров счета-фактуры составляются на основании первого по времени оформления первичного учетного документа. То есть уже имеющегося первичного документа, который должен отражать конкретные факты хозяйственной жизни, подтверждаемые этим первичным документом. Это следует из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ «О бухгалтерском учете».

Формы первичных учетных документов, обязательные для учреждений госсектора, установлены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Иные формы учреждение утверждает самостоятельно в своей учетной политике.

При этом оно вправе использовать унифицированные формы. В частности, товарную накладную ТОРГ-12, содержащую такой реквизит, как организация-грузоотправитель, при заполнении которого указываются данные об этом лице. В счете-фактуре также должны быть наименование грузоотправителя и его адрес (п. 5 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Таким образом, в счет-фактуру переносятся сведения о грузоотправителе из товарной накладной.

Вместе с тем чиновники подчеркнули, что ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговикам при проведении проверки идентифицировать продавца и покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в принятии к вычету НДС (п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Единый корректировочный счет-фактура

Минфин России в письмах от 8 сентября 2014 г. № 03-07-15/44970 и от 5 сентября 2014 г. № 03-07-09/44607 разъяснил, как оформить единый корректировочный счет-фактуру в отношении товаров (работ, услуг), имеющих одинаковое наименование (описание) и цену (тариф).

Письмо Минфина России № 03-07-15/44970 доведено до налоговиков и налогоплательщиков письмом ФНС России от 17 сентября 2014 г. № ГД-4-3/18758@ (размещено на сайте www.nalog.ru в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).

Учреждение вправе составить единый корректировочный счет-фактуру на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), указанных в двух и более счетах-фактурах, составленных им ранее (подп. 13 п. 5.2 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

При изменении стоимости отгруженных товаров корректировочный счет-фактура оформляется с учетом положения подпункта «в» пункта 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных постановлением № 1137. В графе 3 «Количество (объем)» в строке А (до изменения) корректировочного счета-фактуры приводится количество поставленных (отгруженных) товаров, указанное в графе 3 счета-фактуры (счетов-фактур), к которому (которым) составляется корректировочный счет-фактура, по товарам, по которым изменяют цены (тариф) и (или) уточняют количество (объем). Поэтому в графе 3 в строке А единого корректировочного счета-фактуры может указываться суммарное количество (объем) поставленных (отгруженных) товаров, имеющих одинаковое наименование (описание) и цену (тариф) в счетах-фактурах, к которым составляется единый корректировочный счет-фактура.

Использование универсального передаточного документа

Минфин России в письме от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664 отметил, что положения Налогового кодекса РФ и постановления № 1137 вписывать в счет-фактуру дополнительные сведения не запрещают. Поэтому наличие в счете-фактуре дополнительной информации, предусмотренной универсальным передаточным документом (УПД), не признается основанием для отказа в вычете НДС, предъявленного продавцом покупателю.

Форма УПД приведена в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ и является рекомендованной. Образец ее заполнения – в разделе «Формы».

ФНС России также рекомендует к применению форму универсального корректировочного документа (УКД) на основе формы корректировочного счета-фактуры. Форма УКД приведена в приложении № 1 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86@.

Это письмо имеет еще несколько приложений:

• приложение № 2 «Случаи оформления формы УКД»;
• приложение № 3 «Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УКД»;
• приложение № 4 «Определение в форме УКД показателей, установленных законодательством в качестве обязательных»;
• приложение № 5 «Отражение показателей УКД со статусом “1” в книге покупок и книге продаж, а также в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур»;
• приложение № 6 «Отражение показателей УКД со статусом “1” в налоговом учете в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ»;
• приложение № 7 «Внесение исправлений в связи с обнаружением ошибок в форме УПД».