Выплаты за разъездную работу

Какие расходы положено оплачивать

В соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса РФ сотрудникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные с этим расходы:

• на проезд;
• на наем жилого помещения;
• дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения (или ведома) работодателя.

Но поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение по поводу отнесения той или иной деятельности к разъездной принимает само учреждение (письмо Минздравсоцразвития России от 18 сентября 2009 г. № 22-2-3644).

И учтите: в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ условия, определяющие характер работы (в данном случае – разъездной), являются обязательными для включения в трудовой договор.

Таким образом, расходы работникам при разъездах возмещаются при выполнении следующих условий :

• перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;
• размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников, установлены коллективным или трудовым договором, соглашением либо локальным нормативным актом.

Налоги и взносы с выплат

Если сравнить положения статьи 168 Трудового кодекса РФ, определяющие возмещение расходов, связанных с командировками, и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ, посвященные разъездному характеру работы, то они идентичны.

Из этого следует, что если расходы признаются компенсационными для командировки, то таковыми же они будут и при разъездном характере работы.

Минфин России в письме от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182 подтвердил, что с выплаты за разъездную работу не облагаются НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание: в статье 168.1 Трудового кодекса РФ нет упоминания о компенсации за разъездной характер работы. Следовательно, подобная выплата будет облагаться страховыми взносами и с нее учреждению (как налоговому агенту) придется удерживать НДФЛ.

Вместо этой компенсации Трудовой кодекс РФ позволяет выплачивать работникам суточные, которые освобождены и от НДФЛ (по нормам), и от страховых взносов.

Это подтверждает и арбитражная практика.

Так, в организации производилась доплата водителям за разъездной характер работы. ВАС РФ вопределении от 9 августа 2012 г. № ВАС-10764/12 установил, что эта доплата связана с трудовой деятельностью, выплачивалась именно в связи с осуществлением работником трудовых обязанностей, носила систематический характер. При этом водителям командировки не оформлялись.

Суд решил, что эти доплаты являются элементами оплаты труда и подлежат включению в расчетную базу для начисления страховых взносов.

Аналогичная позиция выражена и в постановлении Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10.

В другом случае размер выплат был установлен в зависимости от занимаемой должности и фактически отработанного сотрудником в течение месяца времени. При этом работодатель не представил суду документы, показывающие, какие расходы несли работники. На этом основании ВАС РФ в определении от 7 ноября 2013 г. № ВАС-14952/13 пришел к выводу, что на такие выплаты страховые взносы начислять также надо.

Зато ПФР ничего не смог поделать с организацией, в которой приказом руководителя были определены категории сотрудников, чья работа связана с осуществлением служебных поездок, и размер выплачиваемых им суточных.

ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 19 апреля 2013 г. № А11-13077/2011 посчитал, что суточные при направлении работников в служебные поездки сроком на один день представляют собой возмещение их расходов, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Значит, данные расходы не признаются доходом (экономической выгодой) работника и на них страховые взносы не начисляются.

Минфин России в письме от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956 также подтвердил, что если работа физических лиц, согласно занимаемой должности, носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте , то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ. Но только в размерах, установленных коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором.

Нюансы возмещения транспортных расходов

Рассмотрим интересные арбитражные споры. Работодатель оплачивал своим сотрудникам служебные поездки в городском общественном транспорте в размере 2000 руб. за полный рабочий месяц на основании дополнительного соглашения к трудовому договору. ФАС Западно-Сибирского округа впостановлении от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012 констатировал, что фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату, поскольку сотруднику не возмещаются фактически понесенные им расходы и от размера фактически понесенных затрат указанные выплаты не зависят.

При этом работодатель не пояснил, какие конкретно расходы несли работники, и не представил документы, подтверждающие данные расходы. Следовательно, такая выплата является просто составной частью заработной платы.

А вот ФАС Уральского округа в постановлении от 5 мая 2004 г. № Ф09-1714/04-АК признал обоснованным оплату проездных билетов для страховых агентов, так как их работа связана с постоянными разъездами.

ФАС Центрального округа, подтверждая правоту своих коллег, попутно отметил, что работа бухгалтера и кассира предприятия также может носить разъездной характер. Это подтверждено должностными инструкциями указанных лиц. Следовательно, и стоимость купленных для них проездных билетов их доходом не является (постановление ФАС Центрального округа от 19 февраля 2003 г. № А09-7875/02-12).

Ничего противозаконного не находят суды и в выплате компенсации за использование личного автомобиля для служебных целей лицам, чья работа носит разъездной характер.

ВАС РФ в определении от 5 декабря 2012 г. № ВАС-15423/12 решил, что если с работниками заключены трудовые соглашения о порядке и размере компенсаций за использование личного автомобиля в служебных целях, то страховые взносы не начисляются на любую сумму компенсации. Ведь нормирование для этой компенсации законодательно не установлено.

В.В. Егоров,

консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения